Der Chill Out e.V. Potsdam ist ein Fachverein, der sich auf akzeptierende Jugend- und Drogenarbeit spezialisiert hat. Der Verein betreibt vier professionelle Fachstellen mit unterschiedlichen Schwerpunkten: Die Fachstelle Konsumkompetenz bietet Beratung und Weiterbildungen für nachhaltigen und verantwortungsbewussten Konsum mit Fokus auf Ressourcenschonung, Fairtrade und Konsumkritik. Die Fachstelle West-Brandenburg fungiert als Service- und Beratungsstelle für Lehrkräfte, Pädagog:innen, Sozialarbeiter:innen und Eltern und arbeitet als regionale Koordinierungs- und Vernetzungsstelle für Suchtprävention mit Fortbildungsangeboten, Konzeptentwicklung. Die Fachstelle Seelische Gesundheit wiederum unterstützt junge Menschen, ihre Angehörigen und Freund:innen in Krisen- und Belastungssituationen nach dem akzeptierenden Ansatz mit individueller Beratung, Krisenintervention und Vermittlung in weitere Hilfsangebote.
Organisationsentwicklung in sozialem Verein
Durch einfühlsame externe Begleitung gelang es Chill Out e.V., komplexe Strukturfragen zu klären – ohne Konflikte zu verschärfen.
Der Kunde
Die Ausgangslage: Im Spannungsfeld zwischen Ehrenamt und professioneller Organisation
Der Chill Out e.V. war von einem kleinen Verein zu einer professionellen Mehrsparten-Organisation gewachsen. Doch die Organisationsstrukturen und Governance-Modelle waren nicht mitgewachsen. Zwischen den komplexen Anforderungen moderner Sozialorganisationen – Förderrichtlinien, Personalmanagement, Betriebswirtschaft – und den demokratisch geprägten, partizipativen Prinzipien entstanden zunehmend Spannungen.
„Es war klar, dass eine Veränderung her muss. Nur wie sollte die aussehen? Welche Optionen gibt es?“, beschreibt die Geschäftsführerin Katharina Tietz die Situation.
Im stressigen Arbeitsalltag wurde das Thema Organisationsentwicklung immer wieder aufgeschoben. Es keine Zeit, den Veränderungsbedarf in seiner Gänze und aus den unterschiedlichen Perspektiven im Verein heraus zu verstehen und selbst auszugestalten.
Es fehlte nicht nur der Überblick über Gestaltungswege für wachsende Vereine im sozialen Bereich, sondern auch die betriebswirtschaftliche Expertise, um fundierte Entscheidungen zu treffen, ohne dabei die Werte im Verein zu verlieren.
Daher war der Wunsch, alle Stakeholder – von langjährigen Ehrenamtlichen über Vereinsmitglieder bis hin zu hauptamtlichen Mitarbeitenden – in den Entwicklungs- und Veränderungsprozess einzubinden.
Unsere Leistung: Strategische Unternehmensberatung für den gemeinnützigen Sektor
Franziska begleitete den Chill out e. V. durch einen ganzheitlichen Organisationsentwicklungsprozess, der organisatorische Aspekte und den Wunsch nach Veränderung, menschliche Perspektiven und Unsicherheiten, sowie finanzielle Realitäten gleichermaßen berücksichtigte:
Analyse und Beratung
Wir analysierten die bestehenden Herausforderungen durch mehrere qualitative Interviews sowohl mit dem Vorstand, Mitarbeitenden, Mitgliedern, freiwilligen Helfenden und fassten die Ergebnisse und Erkenntnisse neutral zusammen. Dabei brachten wir sowohl unternehmerische Expertise als auch Verständnis für die Besonderheiten des gemeinnützigen Sektors und der Vereinsarbeit mit.
Neutrale Prozessmoderation
Durch einfühlsame, professionelle Moderation schafften wir einen sicheren Raum, in dem alle – von langjährigen Ehrenamtlichen bis zu neuen Mitarbeitenden – ihre Perspektiven authentisch einbringen konnten.
Ganzheitliche Betrachtung
Wir wussten, an welchem Punkt im Prozess man Veränderungen der Organisation auch mit Fachanwalt und Steuerberater besprechen müssen und sorgten dafür, dass diese zum richtigen Zeitpunkt im Prozess eingebunden wurden.
Fördermittel-Expertise
Die intensive Begleitung bei der Antragsstellung für Projektförderungen war ein entscheidender Erfolgsfaktor für die Realisierbarkeit des gesamten Prozesses. Als INQA-Coach erkannte unsere Kollegin Franzi, dass die INQA-Coaching-Förderung die ideale Lösung war: Sie ermöglichte es, die Mitarbeitenden der Organisation konsequent in den Entwicklungsprozess einzubeziehen – eine zentrale Anforderung aus der Ausgangslage – und deckte dabei 80% der Kosten ab.
Ergebnis: Von der Vision zur konkreten Umsetzungsstrategie
Die Organisationsberatung führte zu messbaren und nachhaltigen Veränderungen:
Strategische Klarheit
Aus dem ursprünglich „diffusen Gefühl, dass irgendwas passieren muss“ entstand eine klare Richtung mit konkreten Umsetzungsschritten.
Verbesserte Organisationsstrukturen
Gemeinsam wurde geklärt, wie die Rollen zwischen ehrenamtlichem und hauptamtlichem Bereich künftig funktionieren sollen. Dies schuf Klarheit darüber, wer welche Entscheidungen trifft und wo die Verantwortlichkeiten liegen – eine wichtige Grundlage für die neue Organisationsform.
Kulturwandel in der Organisation
Am Anfang gab es vereinzelt Angst, dass ein Nonprofit durch „Business-Denken“ seine Werte verlieren könnte. Im Laufe des Prozesses verstanden die Mitarbeitenden: Agile Arbeitsweisen, klare Strukturen und strategisches Denken stehen nicht im Widerspruch zu den Werten des Chill out e.V., sondern sind die Voraussetzung dafür, dass diese nachhaltig gelebt werden können.
Erhöhte organisationale Resilienz
Das Bewusstsein für strukturelle Risiken und Personalabhängigkeiten wurde geschärft. Die Organisation erkannte sowohl ihre Stärken im ehrenamtlichen Engagement als auch in der professionellen Projektarbeit.
Das sagt Katharina Tietz vom Chill Out e.V.
„Franzi hat es als außenstehende Person geschafft, eine Atmosphäre zu schaffen, in der sich die Leute mit ihren Bedenken auch geöffnet haben.“
„Es war eine sehr vertrauensvolle Zusammenarbeit – ich konnte auch Themen besprechen, zu denen meine Gedanken noch nicht ganz ausgereift waren. Ich hatte eine Ansprechperson, die einige Dinge zuvor auch schon mal durchdacht oder mitgemacht hat.“
„Diese Bewusstwerdung für das, was wir richtig gut können und richtig gut machen – das ist ein sehr großer Mehrwert.“
Organisationsentwicklung für Deinen Verein oder Unternehmen
Steht auch Ihre Organisation vor strukturellen Herausforderungen? Besonders gemeinnützige Vereine und Organisationen, die sich professionalisiert haben, aber deren Governance-Strukturen nicht mitgewachsen sind, profitieren von strategischer Unternehmensberatung.
Unsere Expertise in der Organisationsentwicklung beruht auf drei Säulen: unternehmerisches Know-how, einfühlsames Verständnis für die besonderen Dynamiken im gemeinnützigen Sektor und hohe Standards bei der Umsetzung. Wir übernehmen Verantwortung für nachhaltige Veränderungen – nicht nur für kurzfristige Lösungen.
Franziska Böhler
Deine Expertin für:
- Organisationsentwicklung
- Team und Führung
- Kunde und Markt
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Anton Bochmann
Dein Experte für:
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